Положение
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ШИРИНСКИЙ РАЙОН
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архивный отдел администрации муниципального образования Ширинский район создается в соответствии со ст. З п 11 Закона Российской Федерации «Об Архивном деле в Российской Федерации» для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела на территории района, а также непосредственно хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Республики Хакасия, как части Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
1.2. Архивный отдел (далее отдел) является структурным подразделением администрации муниципального образования Ширинский район без статуса юридического лица. Отдел пользуется печатью администрации для удостоверения архивных копий, выписок и справок социально-правового характера, исполненных на основе архивных документов, имеет угловой штамп ( вправе иметь свою печать).
- 1.3. В составе отдела действуют: хранилище управленческой, научно-технической документации и фондов личного происхождения, хранилище документов по личному составу ликвидированных организаций.
- 1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и Республики Хакасия, правилами организации комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и настоящим Положением.
- 1.5. В своей деятельности отдел взаимодействует с Комитетом по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия (далее Хаккомархив) в сфере архивного дела, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями, со средствами массовой информации.
- 1.6. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих-работников отдела утверждается Главой муниципального образования Ширинский район.
- 1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется администрацией района за счет средств местного бюджета и, как правило, выделяется в нем отдельной строкой. Дополнительными источниками финансирования могут быть субвенции из республиканского бюджета на осуществление переданных администрации района отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, а также целевые средства из бюджета Российской Федерации или Республики Хакасия, направленные для реализации федеральных или республиканских целевых программ по архивному делу.
1.8. Администрация района обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации, охрану помещений, их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание; создание необходимых условий труда работников отдела и условий пользователям для работы с архивными документами. В случае передачи помещения (здания), в котором размещен отдел, другим организациям, администрация предварительно предоставляет отделу равноценное или более подходящее по нормативным требованиям хранения и безопасности архивных документов, условиям труда работников помещение (здание).
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Основными задачами отделами являются:
2.1. Осуществление на территории района полномочий муниципальных образований в области архивного дела, установленных действующим законодательством Российской Федерации и Республики Хакасия.
- 2.2. Обеспечение сохранности и ведение государственного учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.
- 2.3. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения района.
2.4. Организационно-методическое руководство организацией архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие организациям частной и иных форм собственности и гражданам, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного Фонда Республики Хакасия, другие архивные документы.
2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
2.6. Реализация отдельных госполномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к госчасти Архивного Фонда Республики Хакасия и находящихся на территории района, при наделении ими администрации района в установленном порядке.
3. ФУНКЦИИ
Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Обеспечивает хранение:
- Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, организаций, созданных для реализации полномочий муниципальных образований района, муниципальных учреждений и унитарных предприятий;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, образовавшихся в деятельности государственных учреждений, предприятий и организаций, действовавших на территории района на всем протяжении его истории, образовавшихся в деятельности территориальных органов госвласти, в деятельности организаций, отнесенных к федеральной собственности, в том числе архивные документы органов прокуратуры, судов, налоговых органов, Пенсионного фонда Российской Федерации и других, хранившиеся в отделах архивной службы территориальных администраций;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей негосударственных организаций, общественных объединений и организаций и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы отнесенные к Архивному фонду Российской Федерации и Республике Хакасия и другие архивные документы, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в отдел на договорной основе;
Документов на различных видах носителей по ликвидированных организаций, в том числе в связи с банкротством, действовавших на территории района;
Печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архива;
Отчетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.
- 3.2. Осуществляет учет документов, принятых в отдел; представляет в установленном порядке учетные данные в Комитет по делам архивов при Правительстве Республике Хакасия .
- 3.3. Проводит (реализует) мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
- 3.4. Обеспечивает подготовку предложений по повышению безопасности хранящихся в архиве документов, внесение их в установленном порядке на рассмотрение главе администрации района и реализацию принятых решений.
- 3.5. Обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе, в том числе на основе методических рекомендаций Госархива и Хаккомархива.
- 3.6. Составляет списки организаций-источников комплектования отдела и представляет их в установленном порядке на согласование в ЭПМК Хаккомархива на утверждение - главе администрации муниципального образования Ширинский район; ведет систематическую работу по уточнению списков;
- 3.7. Организует в соответствии с законодательно установленными сроками отбор архивных документов организаций - источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их прием в архив.
- 3.8. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию архива документами по истории района, нетрадиционными документами, в том числе записями воспоминаний, материалами кино и видеосъемки районных мероприятий и знаменательных событий, юбилеев населенных пунктов и т.п. документами;
- 3.9. Осуществляет проверки состояния делопроизводства и сохранности архивных документов, в том числе по личному составу, в организациях - источниках комплектования отдела.
3.10. Обеспечивает в установленном порядке ведение учета архивных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории района.
3.11. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и согласование положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству.
- 3.12. Обеспечивает в установленном порядке рассмотрение описей дел постоянного хранения и по личному составу, поступивших от организаций - источников комплектования отдела.
- 3.13. Обеспечивает рассмотрение описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в архив.
- 3.14. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций, распространяет их положительный опыт среди организаций - источников комплектования архивного отдела.
- 3.15. Оказывает организационно-методическую помощь организациям - источникам комплектования отдела, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами, организует смотры сохранности архивных документов.
- 3.16. Обеспечивает подготовку предложений по улучшению сохранности архивных документов, повышению квалификации работников архивов, внесение предложений в установленном порядке на рассмотрение главе администрации района и реализацию принятых решений.
- 3.17. Осуществляет информирование органов местного самоуправления,- иных организаций района о составе и содержании документов и фондов отдела по актуальной тематике.
- 3.18. Обеспечивает исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, подготовки заверенных копий архивных документов, выписок из них.
- 3.19. Организует работу пользователей архивными документами непосредственно в отделе, готовит копии документов по их запросам.
- 3.20. Обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, встреч с общественностью, школьных уроков, экскурсий в отдел, ведет публикацию архивных документов.
- 3.21. Обеспечивает исполнение социально-правовых запросов граждан на основе принятых в отдел документов по личному составу, выдает заверенные архивные справки, заверенные копии и выписки из документов.
- 3.22. Осуществляет прием граждан, рассматривает их заявления и консультирует их по вопросам розыска архивных документов.
- 3.23. Создает и совершенствует НС А к документам, хранящимся в отделе.
- 3.24. Может реализовывать отдельные госполномочия в сфере архивного дела по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной части АФ РХ и находящихся на территории района, при наделении ими администрации района в соответствии с законодательством Республики Хакасия.
3.25. Обеспечивает подготовку для внесения в установленном порядке в органы местного самоуправления района проектов муниципальных правовых актов по вопросам развития архивного дела в районе, совершенствования работы, от дел а.
4. ПРАВА
Архивному отделу предоставляется право:
4.1. Представлять администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам организации и хранения архивных документов, организации документов в делопроизводстве, устранению выявленных недостатков.
4.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, необходимые сведения об организации хранения и состоянии сохранности архивных документов, организации документов в делопроизводстве, использовании в делопроизводстве информационных технологий, участвовать в работе ЭК организаций.
- 4.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований действующего Законодательства по архивному делу.
- 4.5. Ставить перед администрацией района и Хаккомархивом вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в муниципальных и иных организациях, а также физических лиц.
- 4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией района и ее структурными подразделениями.
- 4.7. Запрашивать и получать сведения, необходимые для работы по уточнению списков источников комплектования отдела.
- 4.8. Участвовать в работе ликвидационных комиссий с целью решения вопросов обеспечения сохранности документов ликвидируемых организаций.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
5.1. Архивный отдел возглавляет заведующий(начальник), назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации района в порядке, установленном администрацией района в соответствии с законодательством о муниципальной службе, по согласованию Хаккомархивом. Заведующий (начальник) и специалист отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.
При смене заведующего отделом прием-передача дел проводится специально созданной комиссей. Акт приема- передачи архивных фондов и архивных документов утверждается администрацией и представляется в Хаккомархив.
5.2. Заведующий отделом:
5.2.1 Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.
5.2.2. Отчитывается о работе отдела и состояния архивного дела в районе перед администрацией района и в установленном порядке перед Хаккомархивом.
5.2.3. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, работу отдела в условиях Чрезвычайных Ситуаций, внедряют в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ, материалах.
5.2.4. Решает вопросы выдачи документов во временное пользование организациям, и пользователям - для работы в помещении отдела.
- 5.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации, Росархивом на основе федеральных и республиканских целевых программ, планов работы, утверждаемых главой администрации района с учетом рекомендаций Хаккомархива.
- 5.4. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется главой муниципального образования по согласованию с Хаккомархивом в установленном законодательством Российской Федерации и Республики Хакасия.
